Skip to main content
Koncert

Jak zamienić kontakty do domów kultury w kolejne koncerty podczas letniej trasy koncertowej?

Od początku Polstars pomogliśmy już 30 managerom w poszukiwaniu nowych możliwości koncertowych. Przez ponad rok, wspólnie bardzo dużo nauczyliśmy się przechodząc przez cały proces sprzedaży koncertów. Chcemy podzielić się z Tobą tą wiedzą, udostępniając zestaw wskazówek, które pozwolą Ci wejść w profesjonalną relację z organizatorami koncertów i sprzedaż kolejnych koncertów.

Managerowie, którzy działają na rynku od wielu lat zdążyli już wypracować sobie sporo kontaktów wśród domów kultury, urzędów miast i agencji impresaryjnych. Kontakty te skutecznie wykorzystywane są w planowaniu kolejnych tras koncertowych. Polska to jednak aż 2500 gmin z jeszcze większą liczbą letnich imprez plenerowych. Sensowne dotarcie do wszystkich z ofertą koncertową naszych artystów graniczy z cudem. Na szczęście z pomocą przychodzą nowoczesne metody marketingowe, które wraz z prostymi i skutecznymi narzędziami pomogą trafić z ofertą do tych najbardziej obiecujących.

W tym artykule opiszemy, jak zamienić wstępnie nawiązany kontakt w umowę koncertową. Nawiązywanie pierwszego kontaktu mailowego z organizatorami koncertów to zupełnie inna historia, którą opiszemy w szczegółach w osobnym artykule.

Zacznijmy jednak od podstawowych zasad.

Jeżeli chcesz zyskać potencjalnych klientów – odpowiadaj na wiadomości najszybciej jak możesz.

Kiedy otrzymamy odpowiedź zwrotną od organizatora, zawsze staramy się odpowiadać na nią w mniej niż 5 minut.

Wyniki badań opublikowane w Harvard Business Review są jednoznaczne:

Jeżeli potencjalny klient (red. np. dyrektor domu kultury) wysyła Tobie jakiekolwiek zapytanie, a Ty odpowiadasz na nie w ciągu godziny, wówczas ponad 7-krotnie wzrasta prawdopodobieństwo, że przeprowadzisz z nim skuteczną rozmowę sprzedażową, aniżeli w przypadku gdybyś odpowiedział na te zapytanie kolejną godzinę później. Jeżeli odpowiesz na zapytanie w wiadomości po 24 godzinach pradopodobieństwo te spada 60-krotnie.

Słowem, udało Ci się zwrócić czyjąś uwagę? Świetnie, ale pamiętaj, że możesz stracić wszystko, jeżeli nie odpowiesz na wiadomość w odpowiednim czasie.

Kiedy robisz wysyłkę wiadomości z informacją o Twoim zespole, miej swoją skrzynkę pocztową otwartą w zasięgu ręki i najlepiej miej włączone powiadomienia o nowych mailach na swoim smartfonie. Dzięki temu będziesz mógł szybko zareagować nawet wtedy, kiedy jesteś poza biurem i komputerem.

Jeżeli nie możesz zadzwonić w danym momencie, napisz krótkiego maila zwrotnego z podziękowaniami za wiadomość i że skontaktujesz się zaraz po spotkaniu. Niby szczegół, ale bardzo dobrze świadczy o Twoim profesjonalizmie i szacunku do zainteresowanego, który być może wkrótce stanie się Twoim klientem.

Krótkoterminowy cel: ustal rozmowę telefoniczną

Najszybszym sposobem do zakwalifikowania kontaktu jako potencjalnego klienta jest rozmowa. Kiedy otrzymamy pierwszą wiadomość od organizatora i jest ona pozytywna lub zawiera zapytanie o termin lub cenę zawsze powinniśmy dążyć do jak najszybszej rozmowy telefonicznej. Dlaczego? Naszym zadaniem jest odpowiedź na pytania: czy organizatora stać na nasz zespół, czy nasze terminy są zbieżne, czy rozmawiamy z osobą decyzyjną i czy wpisujemy się w koncepcję scenariusza imprezy. Ważne jest, żeby ustalić to możliwie jak najszybciej, aby nie tracić energii na bezowocne długie rozmowy. Zaoszczędzony dzięki temu czas lepiej wykorzystać na rozmowy z osobami, które rokują na koncerty. Rozmawiając telefonicznie, możemy dodatkowo stworzyć miłą relację, dzięki której rozmówca tak łatwo o nas i o naszym zespole nie zapomni.

Kiedy otrzymasz wiadomość zwrotną od wstępnie zainteresowanego dyrektora domu kultury, nie odpuszczaj!

Najważniejsza jest płynna komunikacja nastawiona na cel, w naszym przypadku koncert na przykład na dniach miasta. Zanim dojdzie do podpisania umowy koncertowej, będziesz musiał przekazywać kolejne informacje, budować bliższe relacje z organizatorem. Traktuj każdą wiadomość wyjątkowo, jako niepowtarzalną szansę na dostarczenie wartości, wizualizację emocji i doświadczeń publiczności. To nie jest łatwa praca, bo trzeba zawsze pamiętać, żeby nie być zbyt ofensywnym i nie brzmieć zbyt sprzedażowo. W kolejnych artykułach wyślemy kilka propozycji takich wiadomości, aby bliżej pokazać jak pisać przyjazne i skuteczne wiadomości. Jeżeli czujesz, że jesteś zbyt sprzedażowy i nachalny, w następnych artykułach znajdziesz kilka porad, czego unikać w korespondencji.

Jakich odpowiedzi możemy się spodziewać po wysłaniu wiadomości

Wysyłając setki wiadomości do organizatorów imprez, zauważyliśmy, że reakcje na nie możemy podzielić na cztery grupy: pozytywna odpowiedź (1), pozytywna odpowiedź, ale nie teraz (2), niewłaściwy adresat (3), negatywna odpowiedź (4).

  • Pozytywna odpowiedź – wstępne zainteresowanie i właściwy czas

Otrzymujesz pozytywną odpowiedź, kiedy organizator odpisuje na zasadzie “rozmawiajmy” lub pyta o szczegóły jak cenę, terminy, itp. Jeżeli w wiadomości pojawia się zwykłe zapytanie o termin, to oprócz odpowiedzi, powinniśmy dążyć do jak najszybszej rozmowy telefonicznej, a nawet spotkania (szansa na koncert wzrasta kilkukrotnie!). Wiadomość powinna być odpowiedzią na zapytanie organizatora. Załóżmy, że organizator zadał pytanie o cenę. Większość wypracowanych przez nas odpowiedzi wygląda podobnie do poniższej:

“Dzień dobry,

dziękuję za szybką odpowiedź. Cieszę się, że jest Pan zainteresowany zespołem XYZ. Cena za występ plenerowy w sezonie „lato 2017” to XX.XXX zł + VAT + nocleg dla 10 osób. Szczegóły oferty znajdzie Pan pod poniższym linkiem:

https://polstars.pl/wykonawca/39186-Ray_Wilson_Genesis

Chciałbym także zaproponować Panu rozmowę w najbliższym czasie. Bardzo nam zależy na koncercie w Giżycku tego lata. Przed trzema laty graliśmy niedaleko w Rydzynie i zespół do dzisiaj wspomina przepiękne widoki na Jezioro Niegocin podczas tamtejszego koncertu 🙂 Myślę, że moglibyśmy w tej dacie nieznacznie zejść z ceny.
Proszę o informację, który z poniższych terminów odpowiada Panu najbardziej na rozmowę:

13.00-13.20 w poniedziałek 06.02.2017
09.00-09.20 we wtorek 07.02.2017
11.00-11.20 w środę 08.02.2017

Jeżeli jest Pan zajęty w zaproponowanych terminach, proszę zaproponować swój.”

Nie chcemy wymieniać kilku wiadomości w celu ustalenia terminu rozmowy, ponieważ wiemy, że wymiana kilku wiadomości w celu jego uzgodnienia zmniejsza szansę na tę rozmowę i tym samym na koncert nawet o 80%.

Bądźmy konkretni. Zawsze proponujemy albo najszybszy termin (najlepiej jutrzejszy) albo 3 terminy z możliwością zasugerowania przez organizatora swojego własnego. W terminach zaszyta jest informacja, że rozmowa będzie trwała 20 minut, więc organizatorowi łatwiej jest zdecydować się właśnie na taką rozmowę. Warto tego samego dnia rano wysłać maila przypominającego o godzinie rozmowy.

  • Pozytywna odpowiedź, ale nie teraz – wstępne zainteresowanie, ale niewłaściwy czas

Pewnie otrzymasz niejedną wiadomość, że dyrektor wykaże, że jest w jakiś sposób zainteresowany, ale jest też zajęty teraz. Należy wówczas podpytać o dokładną datę, kiedy powinniśmy się ponownie skontaktować. Poniżej propozycja odpowiedzi, zależna oczywiście od kontekstu:

“Dzień dobry,

dziękuję za szybką odpowiedź. Proszę o informację, kiedy mam się skontaktować z Panem ponownie. Czy będzie miał Pan coś przeciwko, gdybym w międzyczasie przesłał ciekawy materiał o zespole XYZ? Dowie się Pan z niego, jakiej zabawy może spodziewać się giżycka publiczność podczas koncertu.”

Jeżeli dyrektor nie odpowiada, nie bójmy się po 2-3 dniach napisać do niego ponownie. Warto mieć przygotowaną jakąś interesującą ciekawostkę dotyczącą zespołu, np. udokumentowany występ w programie telewizyjnym, informację o wywiadzie w prasie lub najnowsze video zespołu. Nie warto się poddawać przedwcześnie. Dopóki wysyłasz ciekawe, intrygujące i nienachalne wiadomości i budujesz fantazyjny obraz swojego zespołu, Twoja szansa na sprzedaż koncertu rośnie. Nawet, jeśli nie uda Ci się w tym roku, raz nawiązany kontakt możesz wykorzystać przy następnych okazjach. Z pewnością będzie już łatwiej.

Dobrze też w międzyczasie połączyć się z osobami decyzyjnymi w serwisach jak Linkedin lub Twitter. Wielu dyrektorów nie korzysta z serwisów społecznościowych. Liczba korzystających jednak stale rośnie i warto wykonać ten trud by ich odnaleźć i zrobić wszystko, by potencjalny klient nie zapomniał o nas.

  • Niewłaściwy adresat

Jeżeli otrzymujesz odpowiedź, że dyrektor albo wójt/burmistrz nie jest właściwą osobą decydującą o wyborze artystów na imprezę, podziękuj za tę informację i poproś o kontakt do właściwej osoby. Dzięki temu dowiesz się, jak wygląda przewód decyzyjny w danej gminie.

“Dzień dobry,

dziękuję za szybką odpowiedź. Będę wdzięczny Pani za przekierowanie wiadomości do właściwej osoby”.

  • Negatywna odpowiedź

Kiedy otrzymujemy wiadomość od adresata, że nie jest zainteresowany rozmową, najgorszą rzeczą jaką możesz zrobić to brak jakiejkolwiek odpowiedzi. Zawsze dziękują za każdą informację i życz miłego dnia 🙂 W końcu i tak miło, że ktoś odpowiedział na naszą wiadomość, więc wypada podziękować, w końcu możemy jeszcze na tę osobę się kiedyś natknąć.

Czasami warto też poprosić też o feedback, czyli wiadomość zwrotną, dlaczego nasza propozycja nie spotkała się z zainteresowaniem.

“Dzień dobry,

dziękuję za szybką odpowiedź. Będę wdzięczny za krótką informację, dlaczego artysta XYZ nie będzie brany pod uwagę podczas planowania kolejnych imprez przez Dom Kultury. To cenna dla nas informacja, dlatego z góry dziękujemy za choćby kilka słów”.

Pamiętajmy, że odmowy mogą być różne. Zdarza się, że negatywne rozmowy można przekuć w koncert w zależności od okoliczności. Na pewno można zawsze coś spróbować z tym zrobić, ale podstawa to podtrzymywanie grzecznej, wartościowej i nienachalnej rozmowy.

Gratulacje, właśnie udało Ci się ustalić termin rozmowy z dyrektorem domu kultury.

Pierwsza rozmowa telefoniczna powinna służyć przede wszystkim temu, żeby jak najszybciej ustalić, czy dany dom kultury rokuje na kupno koncertu, czy nie.

Kiedy usłyszysz przez telefon tłuste, jednoznacznie „nie jesteśmy zainteresowani” to dość deklaratywna informacja, dzięki której powinieneś wziąć jak najszybciej na celownik kolejne domy kultury. Po prostu nie trać czasu na rozmowy z osobami, które nie przyniosą Ci koncertu. Jednym z najpoważniejszych błędów popełnianych przez managerów, to niezadawanie właściwych pytań szybko i marnowanie czasu na próbę sprzedaży koncertu w miejscu, w którym nie ma szans na granie. Warto zatem odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

  • Budżet – czy gmina ma wystarczający budżet, by kupić koncert naszego artysty?
  • Decyzyjność – czy rozmawiasz z właściwą osobą o sprzedaży koncertu?
  • Potrzeba – czy jest zapotrzebowanie na koncert Twojego artysty?
  • Czas – czy jest zdefiniowany czas, do którego organizator musi podpisać umowę?

Jak widzisz, nie ma tutaj żadnej sztuki. Po prostu pamiętaj, żeby otrzymać odpowiedź na każde z powyższych pytań.

I tutaj przechodzimy to istoty, czyli co zrobić, jeżeli część odpowiedzi dyskwalifikuje do dalszych rozmów dany dom kultury.

Co do decyzyjności, w mniejszych gminach zazwyczaj rozmawiamy z dyrektorami domów kultury, jako osobami odpowiedzialnymi za organizację imprezy plenerowej. W większych miastach może być to kierownik referatu kultury w urzędzie lub osoba odpowiedzialna za organizację imprez w domu kultury. Wiele gmin korzysta też z usług agencji koncertowych, które organizują lokalne festyny na zlecenie jednostki publicznej. Jeżeli nie wiemy, gdzie zapadają decyzję zawsze w pierwszej kolejności kontaktujemy się z dyrektorami domów kultury. Naszym zdaniem jest to najlepsza osoba, żeby ewentualnie pokierować nas dalej do innych osób.

Jeżeli chodzi o czas, większość instytucji podejmuje decyzje koncertowe późną jesienią, zimą lub wiosną. Warto dowiedzieć się, kiedy i w jakich okolicznościach będą zapadać decyzje, żeby móc w porę przypomnieć o zespole. Jest jeszcze kilka innych wariantów:

  • Nie ma budżetu – w 90% takich przypadków nic nie pomoże. Twoje szanse mogą jedynie wzrosnąć, jeżeli będziesz w stanie zejść z ceny lub zaproponować tańszy format koncertu, np. w wersji akustycznej. Warto też zapytać, jaką kwotę są skłonni wydać. Jeżeli my nie skorzystamy, zawsze warto zrobić przysługę zaprzyjaźnionym zespołom i zaproponować ich na imprezę, jeżeli cena będzie się zgadzać.
  • Brak decyzyjności – tak jak pisaliśmy na początku, poproś o kontakt do osoby decyzyjnej, a jeżeli masz z tym problem, sam skontaktuj się wójtem lub burmistrzem poprzez jego sekretariat. Osobiście proponujemy wysłanie maila na jego służbową skrzynkę. Bazę takich adresów oferuje m.in. Polstars.
  • Nie ma zapotrzebowania – Jeżeli gmina zaprasza rokrocznie zespoły discopolowe, a Ty reprezentujesz zespół reggae i otrzymujesz informację, że ten format nie ulegnie zmianie, podziękuj za informację i najlepiej poleć zaprzyjaźniony zespół discopolowy. Pamiętaj, dobro zawsze wraca 🙂
  • Jeszcze nie czas na kontraktowanie zespołów – zapytaj o czas, do którego organizator musi podjąć decyzję, podpisać umowę. Wykorzystaj ten czas na wysłanie kilku ultraciekawych wiadomości odnośnie Twojego zespołu, Oczywiście wcześniej poproś o zgodę na przesyłanie takich wiadomości i przypomnij w treści maila, że osoba ta wyraziła na to zgodę.

Podsumowując. Musisz podjąć szybką decyzję, czy warto poświęcać swój czas na rozmowy, z których i tak nic nie wyniknie. Na niektóre pytania będziesz mógł odpowiedzieć jeszcze przed pierwszym telefonem. Resztę musisz ustalić podczas rozmowy. Nie przeciągaj więc niepotrzebnie rozmów z osobami, które nie rokują na koncerty. W Polsce jest 2500 gmin. Dzięki wyszukiwarce wydarzeń Polstars możesz dokonać selekcji tych, które posiadają odpowiednie budżety. Na pewno nie będziesz w stanie rozmawiać z każdą gminą, dlatego skoncentruj się na rozmowach tylko z potencjalnymi klientami.

Kiedy już dokonasz tej selekcji, oznacz te osoby kontaktowe, które posiadają odpowiedni budżet i mogą wziąć pod rozwagę Twojego artystę. Mając taką listę potencjalnych klientów dbaj o relacje z nimi, podeślij im kilka ciekawych niebanalnych informacji o swoim artyście i mów do nich językiem, dzięki któremu zobaczą Twojego artystę na swojej scenie, przed lokalną publicznością, która nie odpuści takiego koncertu.

 

Zdjęcie na górze: Ewelina Jaworska – fotografia koncertowa