Skip to main content
mailing

Jak zrobić skuteczny spersonalizowany mailing do domów kultury?

W skrzynkach mailowych domów kultury lądują rocznie setki ofert koncertowych. Co można zrobić, żeby Twoja wiadomość była nie tylko odebrana, ale także żeby zachęcała adresatów do odpowiedzi na nią?

Odpowiedzią  jest spersonalizowany mailing oraz folloupy, czyli kolejne wiadomości, które wysyłane są do adresata w przypadku, kiedy nie odpowie na wcześniejsze.

 

Czym jest personalizacja mailingu?

Przykładem spersonalizowanej wiadomości jest nasza codzienna korespondencja, która prowadzimy z wieloma osobami.  Wiadomość zaczynamy od zwrotu grzecznościowego, np. Dzień dobry Panie Marku. Dalej w treści maila zahaczamy o atrybuty, które związane są z daną osobą, np. nazwa instytucji w jakiej pracuje lub miasto, w którym znajduje się instytucja. W języku polskim bardzo duże znaczenie ma zwracanie się per Pan lub per Pani, w różnych wariantach, np. Panu, Pana, Czy  znalazłaby Pani czas…?. Słowem adresat potraktowany jest bardzo indywidualnie, dzięki czemu trwa wymiana zdań i  nawiązywana jest relacja.

No dobrze, a co jeśli musimy wysłać 1000 wiadomości do dyrektorów domów kultury z informacją o naszym zespole muzycznym? No właśnie. Życia by nie starczyło, żeby napisać 1000 osobnych wiadomości. Na szczęście z pomocą przychodzi technologia, która automatyzuje cały proces wysyłkowy. Podstawa to posiadanie wartościowych adresów email bezpośrednio do dyrektorów lub osób z działów imprez. Bazy takie oferuje m.in. Polstars.

 

Na czym polega automatyzacja spersonalizowanych wysyłek?

Na rynku jest wiele programów, które pozwalają wysyłać setki spersonalizowanych wiadomości ze swojej skrzynki. Żeby zrobić taką wysyłkę będziesz potrzebował w sumie 3 rzeczy:

  • bazy kontaktowe
  • tytuł wiadomości i treść wiadomości
  • program, który zautomatyzuje wysyłkę

Poniżej prezentujemy przykładową wiadomość do pana Marka z Domu Kultury w Zaniemyślu, która została wysłana przez zespół reggae z Poznania – Reggae Pyra (dane fikcyjne tylko na potrzeby prezentacji). Manager zespołu korzystając z bazy wydarzeń Polstars dokonał segmentacji adresatów. W tym przypadku wyselekcjonował domy kultury, które w poprzednich latach zapraszały zespoły reggae na organizowaną przez siebie imprezę plenerową. Taki wybieg pozwolił mu wysłać bardzo spersonalizowaną wiadomość do ponad kilkuset domów kultury o poniższej treści.

Przykłady spersonalizowanych tytułów wiadomości:

1. W zeszłym roku Mesajah, Sielska. Mamy szczególne reggae na ten rok:)
2. Reggae Pyra – Zaniemyskie Bitwy Morskie
3. Słoneczne reggae w Zaniemyślu

 

Dzień dobry,

nazywam się Łukasz Ratajczak i reprezentuję zespół reggae z Poznania – Reggae Pyra (reggaepyra.pl). Sprawdziłem imprezy, jakie były organizowane w poprzednich latach przez Dom Kultury i zauważyłem, że na wydarzenie Zaniemyskie Bitwy Morskie były już wcześniej zapraszane zespoły reggae, jak Mesajah, Sielska. Nasza muzyka przynosi tyle samo, jak nie więcej słońca i jestem przekonany, że w Zaniemyślu na długo byłyby zapamiętane nasze rasta rytmy 🙂

Zapraszam do obejrzenia krótkiego fragmentu naszego koncertu:

.https://www.youtube.com/watch?v=zXcshv4MgN4 

Czy znalazłby Pan 10 minut na rozmowę w tym tygodniu? 

Ze słonecznymi pozdrowieniami,

Jan „Rasta” Kowalski
T. 600 000 000
E. koncerty@reggaepyra.pl

PS.

Zapraszam również do odwiedzenia naszej strony internetowej: http://www.reggaepyra.pl

Jak sądzisz, czy taka wiadomość może być zignorowana przez dyrektora domu kultury? Odpowiedz sobie sam;) Oczywiście nie wszyscy na nią zareagują, większość nie, ale gwarantuję Wam, że dostaniecie na nią kilkunastokrotnie więcej odpowiedzi niż w przypadku masowej wysyłki niespersonalizowanych ofert. W przypadku, gdyby ta treść maila została zignorowana przez dyrektora, po tygodniu wysyłamy treść drugiej wiadomości, a później kolejnej i kolejnej. Wszystkie w miłym nienachalnym tonie. Szanuj adresatów swoich wiadomości, nie molestuj ich ofertą nr 529, zwracaj się do nich personalnie.

 

Baza kontaktowa i spersonalizowane dane

Przyjrzyjmy się teraz jakie spersonalizowane dane zawarte w bazie mailingowej zostały użyte w tej wiadomości:

1. {{EMAIL}} dyrektor@okzaniemysl.pl
2. {{ZWROT}} Dzień dobry Panie Marku
3. {{PLEC}} Pan
4. {{NAZWA INSTYTUCJI}} Dom Kultury
5. {{NAZWA IMPREZY}} Zaniemyskie Bitwy Morskie
6. {{ZESPOLY}} Mesajah, Sielska
7. {{MIEJSCOWOSC}} Zaniemyślu
8. {{ZNALAZLBY}} znalazłby Pan

Twoja wiadomość w edytorze spersonalizowanej wiadomości wyglądałaby tak:

Przykłady spersonalizowanych tytułów wiadomości:

1. W zeszłym roku {{ZESPOLY}}. Mamy szczególne reggae na ten rok:)
2. Reggae Pyra – {{NAZWA IMPREZY}}
3. Słoneczne reggae w {{MIEJSCOWOSC}}

{{ZWROT}},

nazywam się Łukasz Ratajczak i reprezentuję zespół reggae z Poznania – Reggae Pyra (reggaepyra.pl). Sprawdziłem imprezy, jakie były organizowane w poprzednich latach przez {{NAZWA INSTYTUCJI}} i zauważyłem, że na wydarzenie {{NAZWA IMPREZY}} były już wcześniej zapraszane zespoły reggae, jak {{ZESPOLY}}. Nasza muzyka przynosi tyle samo, jak nie więcej słońca i jestem przekonany, że w {{MIEJSCOWOSC}} na długo byłyby zapamiętane nasze rasta rytmy 🙂

Zapraszam do obejrzenia krótkiego fragmentu naszego koncertu:

.https://www.youtube.com/watch?v=zXcshv4MgN4

Czy {{ZNALAZLBY}} 10 minut na rozmowę w tym tygodniu? 

Ze słonecznymi pozdrowieniami,

Jan „Rasta” Kowalski
T. 600 000 000
E. koncerty@reggaepyra.pl

PS.

Zapraszam również do odwiedzenia naszej strony internetowej: http://www.reggaepyra.pl

 

A co jeśli nie mamy wszystkich danych do personalizacji?

W powyższej wiadomości wśród spersonalizowanych danych znalazło się 8 pozycji. Podkreślone pozycje są zawarte w bazach do mailingu oferowanych przez Polstars. Inne dane oparte na płci, jak np. byłby Pan zainteresowany / byłaby Pani zainteresowana, można wygenerować w Excelu na bazie informacji o płci osoby kontaktowej dosłownie w 20 sekund.

Najwięcej pracy w tym przypadku byłoby z opracowaniem zespołów reggae grających podczas konkretnej imprezy plenerowej oraz opracowaniem nazw tych imprez, na których grały zespoły reggae. Z pewnością mogłaby pomóc w tym i znacznie przyśpieszyć wyszukiwarka wydarzeń Polstars.

Nie mniej, żeby spisać takie dane w arkuszu Excel, jak nazwy imprez i zespoły reggae grające na nich, powiedzmy 500 rekordów, pewnie należałoby poświęcić około 2 pełnych dni. Szkoda Tobie dwóch dni na opracowanie tych danych? Zawsze możesz zlecić to komuś innemu. Przyznajemy, ta praca jest żmudna, ale wcale nie tak czasochłonna, jeżeli dobrze się za nią zabrać. Korzyści i skuteczność mailingu z takimi informacjami mogą być imponujące!

Personalizacja danych w mailingu

 

Jakich efektów można spodziewać się po spersonalizowanym mailingu?

Obstawiamy, że przy optymalizacji tytułu oraz przy tak dobrze wyselekcjonowanej grupie odbiorców, jak w przykładzie powyżej, z 500 wysłanych maili możesz spodziewać się, że otworzy go około 20-30%, natomiast odpowie na nie około 5-10%, z czego połowę możemy uznać za pozytywne, w sensie „rozmawiajmy”. Bardzo dużo zależy od treści maila, także samego zaintrygowania zespołem. Te statystyki podniesie każda kolejna wiadomość (follow-up) do osób, które nie odpowiedziały na poprzednią. Ile będzie z tego koncertów, to już tylko zależy od Twoich umiejętności sprzedażowych oraz podtrzymywania zainteresowania osoby decyzyjnej do czasu podjęcia przez niego decyzji.

Kontakty, które odpowiedziały na spersonalizowany mailing w języku angielskim nazywane są leadami , czyli potencjalnymi klientami. Każdy lead jest warty dokładnie tyle, ile honorarium za koncert Twojego zespołu. Tak powinieneś go traktować. Możesz nie mieć czasu, żeby przypominać się osobie wstępnie zainteresowanej, ale to znaczy, że nie zrobiłeś wszystkiego, żeby kuć gorące żelazo i przekuć je na koncert dla Twojego zespołu.

Dyrektorzy domów kultury na pewno docenią Twoje zaangażowanie, ale trzeba robić to sprytnie i z wyczuciem, żeby nie czuli presji, ale też zdecydowanie i konsekwentnie, żeby nie przegapić momentu podejmowania decyzji. (o tym będziemy pisać w osobnym artykule).

 

Co z kontaktami z naszej bazy, które nie odpowiedziały na naszą wiadomość?

Zaprzestanie komunikacji po pierwszej wiadomości, która pozostała bez odzewu jest czymś, czego zawodowy handlowiec nigdy nie zrozumie:) Obecne programy do wysyłki spersonalizowanych maili dają możliwości wysyłania zautomatyzowanych wiadomości po np. 7 dniach od wysłania tej pierwszej, która nie została otwarta. Jest to tzw. follow-up, czyli kolejna wysłana wiadomość, która kontynuuje proces sprzedaży. Praktyka sprzedażowa w każdej branży wskazuje, żeby nakłonić potencjalnego klienta, np. dom kultury do podjęcia ostatecznej decyzji o podpisaniu umowy koncertowej powinien regularnie otrzymywać wiadomości i to nawet 3-5 razy. Pewnie pomyślisz sobie, że to nachalne i z pewnością wylądujesz na drzewie. Otóż nie, może poza małymi wyjątkami, które można łatwo załagodzić. Klucz tkwi w treści wiadomości. Musi być przyjazna, najlepiej dowcipna, nigdy nie sprzedażowa i w żadnym wypadku nachalna, np.

Dzień dobry,

Mam nadzieję, że nie przeszkadzam. 3 dni temu wysłałem do Pana wiadomość (poniżej).

Czy miał Pan okazję się z nią zapoznać? Chcielibyśmy dostarczyć w Zaniemyślu ogrom słonecznej zabawy w rytmach reggae:)

positive-vibration-reggae

 

 

 

 

 

 

Chętnie przedstawię Panu szczegóły, dlatego zapraszam do kontaktu.

Ze słonecznymi pozdrowieniami,

Jan „Rasta” Kowalski
T. 600 000 000
E. koncerty@reggaepyra.pl

Teraz wyobraź sobie, że takich folloupów ustawiasz 4-7 o różnej treści, które wysyłają się automatycznie po zdefiniowanej liczbie dni tak długo aż nie otrzymasz odpowiedzi. Treści folloupów mogą być różne i na pewno nie powinny dotyczyć tylko propozycji koncertowej. Warto wysyłać też  ciekawe informacje o zespole, że był w telewizji, że nowy hit w radio, że udział w festiwalu, możliwości podtrzymywania zainteresowania są nieograniczone. Po takiej serii wysyłek zaplanowanych nawet na kilka miesięcy możesz być pewny, że ok. 80% osób, do których ją zaadresowałeś zobaczy Twój zespół, u wielu się utrwali i w końcu wielu odpowie na którąś z Twoich wiadomości.

Kiedy Twój adresat odpowie w końcu wyśle Ci odpowiedź, kolejne wiadomości nie będą już wysyłane do tego odbiorcy. Wtedy Ty przejmujesz pałeczkę i rozmawiasz już indywidualnie. Nie masz pomysłu na follow-upy? Możesz skontaktować się z platformą Polstars, która przeprowadziła już wiele takich kampanii.

 

Podsumowanie

1. Nie oświadczaj się na pierwszej randce
Kiedy wysyłasz pierwszą wiadomość, nie sprzedawaj, nie wysyłaj ofert, nie bombarduj miliardami linków, nie podawaj cen. Po prostu zaintryguj. Bądź swobodny, najlepiej dowcipny:) Zanim wyślesz wiadomość pokaż ją kilku dyrektorom domów kultury, z którymi masz dobre relacje. Poproś ich o opinie: „Czy odpowiedziałbyś na taką wiadomość? Czy jest intrygująca? Co byś zmienił?” Nie bój się krytyki, zmieniaj treści i testuj za każdym razem.

2. Segmentuj bazę mailingową
Przykład segmentacji pokazaliśmy powyżej. Oczywiście nie musisz tego robić, możesz wysłać ciekawe spersonalizowane maile do wszystkich jak leci, ale musisz mieć świadomość, że wtedy nie wykorzystasz optymalnie bazy, którą masz. Pamiętaj: liczba dyrektorów domów kultury lub osób odpowiedzialnych za imprezy, którym możesz zaoferować koncert jest duża, ale także ograniczona.

3. Wykorzystuj personalizację
Podstawowa personalizacja to konsekwentne zwracanie się do osoby per Pan lub Pani. Jeżeli w treści maila dodatkowo pojawi się informacja o miejscowości, w której chcielibyśmy zagrać lub inne informacje jak w przykładzie powyżej, to wszystko na pewno zaprocentuje.

Jeżeli masz dodatkowe pytania lub chciałbyś zlecić spersonalizowany mailing doświadczonemu zespołowi napisz na kontakt@polstars.pl. Przedstawimy Tobie możliwości współpracy w tym zakresie. Jeżeli chcesz sam spróbować, zaopatrz się w bazy kontaktowe i śledź nasz blog. Już wkrótce kolejna dawka cennej wiedzy:) Powodzenia!

Łuaksz Ratajczak
Polstars.pl